article
Деасофт | Автоматизация бизнеса

Проблемы, которые решает автоматизация курьерской службы

Любой успешный бизнес основывается на систематизации информации. Сегодня автоматизация бизнес-процессов позволяет добиться слаженной работы компании и решить ряд проблем. Посмотрим, как автоматизация курьерской службы помогает повысить эффективность и доходы бизнеса.

Проблематика

Еще несколько лет назад, чтобы приобрести необходимый товар, нужно было идти в магазин и выбирать его из представленного ассортимента. На это могло уйти много сил и времени. Часто шоппинг воспринимался как не самое приятное занятие.

С развитием интернета новые технологии проникают во все сферы жизни. Постепенно стала развиваться культура онлайн-покупок. Сейчас можно приобрести любой товар в любом городе всего за пару минут, добавив его в корзину и оплатив. При этом весь процесс сбора заказа и его доставки курьерской службой скрыт от покупателя. Он просто ждет, когда товар привезут домой.

Между тем, курьерские службы иногда сталкиваются с серьезными проблемами: посылки теряются, возникают задержки доставки, отсутствует адекватный учет финансов.

Эти проблемы возникают по двум основным причинам:

Во-первых, недостаточная дисциплинированность сотрудников может привести к халатному отношению к работе и проблемам с доставкой. К тому же, человеческий фактор играет свою роль. Никто не застрахован от ошибок, тем более когда речь идет о таких больших объемах работы, как в курьерской службе.

Во-вторых, несовершенность системы отслеживания доставки не позволяет выяснить, на каком именно этапе возникла задержка или потеря товара.

На самом деле товар от склада до покупателя проходит большой путь, состоящий из нескольких этапов:

1 этап — прием на склад и сортировка товаров

Это основополагающий этап, который в дальнейшем поможет быстрее сформировать заказ для доставки. Клиентами курьерских служб чаще всего являются компании, которые отправляют товары своим покупателям. Будучи посредником и связующим звеном, курьерская служба берет на себя ответственность за доставку товара и его сохранность. За счет того, что ежедневно приходится принимать огромное количество посылок, процесс приема и сортировки может дать сбой. Неверный учет количества товара, наличие на складе просроченной продукции, пересортица - подобные проблемы часто возникают на больших складах с неавтоматизированной системой учета.

2 этап — подтверждение заказа оператором

После того, как покупатель добавляет товар в корзину на сайте и выбирает тип оплаты, оператор обрабатывает поступившую информацию, проверяет наличие товара на складе и подтверждает заказ. На этом этапе могут возникнуть ошибки с получением достоверной информации со склада.

Также оператор может допустить ошибку в указании данных клиента или вообще забыть про подтверждение заказа. Естественно, это влечет серьезные последствия и негатив со стороны клиента.

3 этап - распределение заказов по курьерам

От этого этапа зависит то, насколько логично будут распределены заказы. Посылки передаются курьерам, ответственным за разные направления. Если в этот момент допустить ошибку в логистике, то доставка может затянуться. К тому же, бывают ситуации, когда заказы назначены курьеру, а он не выходит на работу. Получается, что в его отсутствие посылки просто лежат мертвым грузом.

4 этап - отслеживание состояния посылки

Чтобы клиенту было комфортно, необходимо, чтобы он знал о каждом этапе и сроках доставки. Проблема отслеживания существует во многих курьерских службах. Система контроля не всегда работает идеально. Это влияет на доверие заказчика, потому что сегодня в работе курьерских служб важна не только скорость доставки, но и уровень информированности клиентов.

5 этап — доставка товара адресату

Если все предыдущие этапы завершились успешно, то доставка товара должна пройти по плану. На этом этапе важную роль играет человеческий фактор. Когда курьер добросовестно выполняет свою работу, то покупатель получит заказанный товар в срок и останется доволен. Если же товар так и не нашел своего адресата, то придется искать ошибку во всей цепочке доставки: от приема на склад до вручения курьеру. Хорошо, если быстро удается понять, в чем проблема, ведь тогда можно доставить повторно. Но если ошибка была допущена, например, при вводе данных, придется серьезно поработать в поисках истины. Не исключены варианты, когда курьеры путают адреса и доставляют посылки не тем клиентам. Еще хуже, если сотрудники забывают организовать даже повторную доставку. Такое тоже возможно, когда система учета не автоматизирована. Курьерская служба рискует не только испортить репутацию, но и заработать себе проблемы в финансовой отчетности.

Как автоматизация ускоряет бизнес-процессы

Автоматизация бизнес-процессов поможет наладить четкую и быструю работу курьерской доставки. Благодаря грамотно подобранному софту можно формализовать все 5 этапов доставки, исключив человеческий фактор и ручной труд.

Какие проблемы решает автоматизация курьерской службы?

Благодаря системе отслеживания посылок сотрудники компании всегда знают, на каком этапе доставки находится товар. В любой момент можно проверить информацию о доставке. Потери и задержки товаров исключены.

Софт позволяет минимизировать человеческий фактор. За счет того, что все процессы происходят автоматически, человек не оказывает влияния на них. Ошибки в данных можно проверить и изменить, информация о товаре содержится в общей базе. Автоматизация полностью исключает проблему пересортицы и истекших сроков годности.

Автоматизация работы помогает оперативно определять наличие товара на складе и подтверждать заказ. Оператор не будет самостоятельно формировать заявку. Программа сделает все за него, исключая ошибки или неточности. Софт в разы ускоряет процесс оформления заказа.

Автоматизация упрощает учет финансовых показателей. Баланс сводится без участия людей, можно оперативно отследить все задолженности и увидеть лучших работников за выбранный период.

Руководство может проанализировать работу курьерской службы, сделав всего пару кликов - качественный софт автоматически готовит отчеты за определенный период. Таким образом, директор видит проблемные места, или наоборот, определяет сильные стороны.

Программа включает оптимизацию маршрутных листов курьеров. Сотрудники получают посылки и распределяются по адресам максимально эффективно. За счет этого значительно сокращается время доставки.

Выводы

Одна из главных задач, которые решает автоматизация курьерской службы - это порядок. Порядок на складе, в маршрутных листах, в финансовой отчетности.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет выстроить прозрачную систему работы сотрудников. Действуя в рамках определенных процессов, у недобросовестных подчиненных не остается шансов остаться незамеченными. При этом софт помогает выделить лучших работников.

Автоматизация доставки помогает создать систему быстрого реагирования на непредвиденные ситуации. Ошибки выявляются за считанные секунды.

Контроль за каждым этапом доставки повысит лояльность клиентов. А это легко конвертируется в реальные деньги.