Система документооборота для юридической компании

Компания Lodge

Одно из ключевых направлений компании Lodge – оказание юридических услуг. Специфика этой деятельности подразумевает работу с большим объемом стандартных и типовых документов. Автоматизация документооборота должна была решить проблему ручного оформления бумаг и ускорить бизнес-процессы. В поисках нешаблонной программы для юридических компаний заказчик обратился в Деасофт. Руководство Lodge хотело контролировать исполнение сотрудниками поставленных задач, поэтому вместе с системой документооборота автоматизировано и управление задачами.

Задача

Автоматизация документооборота и разработка системы управления задачами

Автоматизация документооборота

Подготовка пакетов документов
Создание шаблонов, редактирование, печать
Система согласования документов

Управление задачами

Создание задач
Система распределения по менеджерам
Контроль исполнения поставленных задач

О проекте

В сфере оказания юридических услуг важна точность оформления документов с соблюдением всех норм закона. Полагаться на человеческий фактор при большом объеме работы вряд ли можно считать эффективным способом ведения бизнеса, поэтому принципиальным требованием заказчика было создание удобной, масштабируемой и быстрой системы управления документооборотом. Мы должны были разработать программу, которая поможет сотрудникам компании в два клика формировать пакеты документов.

“Бизнес-процесс компании Lodge заключается в том, что сотрудники должны оперативно готовить пакеты документов, поэтому многое зависело от их внимательности и скорости. Понятно, что люди могут допускать ошибки. Чтобы нейтрализовать этот фактор, нами создана система управления задачами, благодаря которой каждый менеджер знает, какие документы и когда он должен подготовить. А за счет автоматизации документооборота у компании появилась возможность обрабатывать гораздо больше операций и задач”

Петр Загребельный

Бизнес-аналитик Деасофт

Функциональность

При создании программы мы учитывали бизнес-процессы компании-заказчика и использовали современные решения в области разработки систем документооборота

Шаблоны

Удобный интерфейс для загрузки шаблонов документов из внешних источников или создания в программе

Клиентская база

Ведение клиентской базы, истории обращений, заявок. Все данные бережно хранятся в системе документооборота

Документы

Автоматизированная система оформления пакетов документов. Заполнение шаблонов данными из клиентской базы, редактирование, печать, отправка

Задачи

Система ведения задач, назначения ответственных и отслеживания исполнения документов

Итоги проекта

Система управления документооборотом и задачами помогла компании Lodge в разы сократить время на подготовку бумаг и улучшить качество документации

Если раньше оформление пакета документов в среднем могло занимать половину рабочего дня, то благодаря автоматизации документооборота это делается за пару минут
Заказчику удалось минимизировать человеческий фактор. Ошибок стало меньше. Благодаря системе ведения задач, теперь руководство может контролировать работу менеджеров
После внедрения системы документооборота сроки на исполнение дел стали более прогнозируемыми.

Требуется разработать или внедрить подобный проект? Давайте начнем наше общение! Позвоните или оставьте заявку через форму обратной связи