Деасофт | Автоматизация бизнеса

Система документооборота для юридической компании

  • Image

Компания Lodge

Одно из ключевых направлений компании Lodge – оказание юридических услуг. Специфика этой деятельности подразумевает работу с большим объемом стандартных и типовых документов. Автоматизация документооборота должна была решить проблему ручного оформления бумаг и ускорить бизнес-процессы. В поисках нешаблонной программы для юридических компаний заказчик обратился в Деасофт. Руководство Lodge хотело контролировать исполнение сотрудниками поставленных задач, поэтому вместе с системой документооборота автоматизировано и управление задачами.

Задача

Автоматизация документооборота и разработка системы управления задачами

Автоматизация документооборота


  • Подготовка пакетов документов
  • Создание шаблонов, редактирование, печать
  • Система согласования документов

Управление задачами


  • Создание задач
  • Система распределения по менеджерам
  • Контроль исполнения поставленных задач
image

О проекте

В сфере оказания юридических услуг важна точность оформления документов с соблюдением всех норм закона. Полагаться на человеческий фактор при большом объеме работы вряд ли можно считать эффективным способом ведения бизнеса, поэтому принципиальным требованием заказчика было создание удобной, масштабируемой и быстрой системы управления документооборотом. Мы должны были разработать программу, которая поможет сотрудникам компании в два клика формировать пакеты документов.

Image
“Бизнес-процесс компании Lodge заключается в том, что сотрудники должны оперативно готовить пакеты документов, поэтому многое зависело от их внимательности и скорости. Понятно, что люди могут допускать ошибки. Чтобы нейтрализовать этот фактор, нами создана система управления задачами, благодаря которой каждый менеджер знает, какие документы и когда он должен подготовить. А за счет автоматизации документооборота у компании появилась возможность обрабатывать гораздо больше операций и задач”
Петр Загребельный
Бизнес-аналитик Деасофт

Функциональность

При создании программы мы учитывали бизнес-процессы компании-заказчика и использовали современные решения в области разработки систем документооборота

Шаблоны


Удобный интерфейс для загрузки шаблонов документов из внешних источников или создания в программе

Клиентская база


Ведение клиентской базы, истории обращений, заявок. Все данные бережно хранятся в системе документооборота

Документы


Автоматизированная система оформления пакетов документов. Заполнение шаблонов данными из клиентской базы, редактирование, печать, отправка

Задачи


Система ведения задач, назначения ответственных и отслеживания исполнения документов

image

Итоги проекта

Система управления документооборотом и задачами помогла компании Lodge в разы сократить время на подготовку бумаг и улучшить качество документации

  • Если раньше оформление пакета документов в среднем могло занимать половину рабочего дня, то благодаря автоматизации документооборота это делается за пару минут
  • Заказчику удалось минимизировать человеческий фактор. Ошибок стало меньше. Благодаря системе ведения задач, теперь руководство может контролировать работу менеджеров
  • После внедрения системы документооборота сроки на исполнение дел стали более прогнозируемыми.

Требуется разработать или внедрить подобный проект? Давайте начнем наше общение! Позвоните или оставьте заявку через форму обратной связи

8 812 429-72-77