Система документооборота для компании Ресурс-Авто
Ресурс-Авто
Компания из Санкт-Петербурга, оказывающая услуги по испытанию и сертификации автомобильного транспорта. Данный вид деятельности предполагает работу с большим массивом документов. Ошибки и неточности в оформлении сертификатов и других документов гособразца недопустимы. Чтобы повысить качество документации и разгрузить своих специалистов, в компании приняли решение об автоматизации процессов сертификации. Система управления документооборотом должна была закрыть эту потребность в полном объеме.
Задача
Комплексная автоматизация работы органа по сертификации продукции
Автоматизировать бизнес-процессы
Минимизировать человеческий фактор
За счет автоматизации документооборота сократить время на подготовку пакетов документов и убрать бумажную волокиту
Упростить взаимодействие с агентами с помощью личного кабинета
О проекте
От Деасофт требовалось создать систему управления документооборотом, которая заменит устаревший софт и значительно ускорит бизнес-процессы, связанные с оформлением бумаг. Кроме того, у заказчика были требования к скорости и качеству подготовки.
При создании и внедрении системы документооборота мы использовали собственные разработки и решения в области автоматизации бизнес-процессов. Двигаясь по пути проверенной методологии, нам удалось создать программу, адаптированную под бизнес-процессы компании Ресурс-Авто.
Виталий Рой
Системный архтекторФункциональность
Программа автоматизации документооборота основана на бизнес-процессах и особенностях работы органа по сертификации автомобильного транспорта
Личный кабинет агента
Создание заявок с данными о клиенте и автомобиле, проходящем испытания
Ведение и учет заявок
Интерфейс для технических экспертов. База для ведения и учета заявок в системе документооборота
Документооборот
Автоматизированная подготовка документов: заполнения полей данными из базы, редактирование, печать, отправка
Шаблоны документов
Подготовка шаблонов путем загрузки из внешних источников и создания в системе документооборота
Итоги проекта
Разработанная система управления документооборотом избавила экспертов и агентов от выполнения рутинных задач. Если раньше специалисты оформляли документы вручную, то теперь подготовка целого пакета документов происходит автоматически. Время на создание одного документа с двух часов сократилось до пары минут.
Благодаря автоматизации документооборота улучшилось и качество документов – количество ошибок свелось до минимума. Это важный критерий в деятельности Ресурс-Авто, поскольку компания работает с бланками государственного образца, и по ним ведется строгий учет.
Автоматизация процессов сертификации существенно упростила работу с агентами. Если раньше, чтобы сообщить данные клиентов и автомобилей, они звонили в центральный офис, после чего информация могла теряться, а где-то и искажаться, то теперь все общение фиксируется в системе, история переписки хранится в каждой заявке.
