Деасофт | Автоматизация бизнеса

Система документооборота для компании Ресурс-Авто

  • Image

Ресурс-Авто

Компания из Санкт-Петербурга, оказывающая услуги по испытанию и сертификации автомобильного транспорта. Данный вид деятельности предполагает работу с большим массивом документов. Ошибки и неточности в оформлении сертификатов и других документов гособразца недопустимы. Чтобы повысить качество документации и разгрузить своих специалистов, в компании приняли решение об автоматизации процессов сертификации. Система управления документооборотом должна была закрыть эту потребность в полном объеме.

Задача

Комплексная автоматизация работы органа по сертификации продукции

Автоматизировать бизнес-процессы

Минимизировать человеческий фактор

За счет автоматизации документооборота сократить время на подготовку пакетов документов и убрать бумажную волокиту

Упростить взаимодействие с агентами с помощью личного кабинета

image

О проекте

От Деасофт требовалось создать систему управления документооборотом, которая заменит устаревший софт и значительно ускорит бизнес-процессы, связанные с оформлением бумаг. Кроме того, у заказчика были требования к скорости и качеству подготовки.

При создании и внедрении системы документооборота мы использовали собственные разработки и решения в области автоматизации бизнес-процессов. Двигаясь по пути проверенной методологии, нам удалось создать программу, адаптированную под бизнес-процессы компании Ресурс-Авто.

Image
“Около 60% документов, с которыми работает компания, имеют стандартную, типовую форму, но сотрудникам приходилось каждый раз готовить и заполнять их вручную. Автоматизация документооборота позволяет обойти этот момент. Мы разработали программу, которая берет на себя подготовку важных документов”
Виталий Рой
Системный архтектор

Функциональность

Программа автоматизации документооборота основана на бизнес-процессах и особенностях работы органа по сертификации автомобильного транспорта

Личный кабинет агента


Создание заявок с данными о клиенте и автомобиле, проходящем испытания

Ведение и учет заявок


Интерфейс для технических экспертов. База для ведения и учета заявок в системе документооборота

Документооборот


Автоматизированная подготовка документов: заполнения полей данными из базы, редактирование, печать, отправка

Шаблоны документов


Подготовка шаблонов путем загрузки из внешних источников и создания в системе документооборота

image

Итоги проекта

Разработанная система управления документооборотом избавила экспертов и агентов от выполнения рутинных задач. Если раньше специалисты оформляли документы вручную, то теперь подготовка целого пакета документов происходит автоматически. Время на создание одного документа с двух часов сократилось до пары минут.

Благодаря автоматизации документооборота улучшилось и качество документов – количество ошибок свелось до минимума. Это важный критерий в деятельности Ресурс-Авто, поскольку компания работает с бланками государственного образца, и по ним ведется строгий учет.

Автоматизация процессов сертификации существенно упростила работу с агентами. Если раньше, чтобы сообщить данные клиентов и автомобилей, они звонили в центральный офис, после чего информация могла теряться, а где-то и искажаться, то теперь все общение фиксируется в системе, история переписки хранится в каждой заявке.

Требуется разработать или внедрить подобный проект? Давайте начнем наше общение! Позвоните или оставьте заявку через форму обратной связи

8 812 429-72-77